Compliance-Richtlinie der Stadt
Neben allgemein gültigen Gesetzen sind bei der Stadt Ingolstadt bereits seit vielen Jahren zusätzliche Vorschriften in Kraft, die ein rechtmäßiges Handeln sicherstellen. So geben etwa die städtische „Anti-Korruptions-Richtlinie“, die Allgemeine Geschäftsanweisung und die Vergabeordnung der Stadt Ingolstadt weitergehende Regeln vor und bestimmen gleichzeitig auch deren Umsetzung und Kontrolle.
Aufbauend auf dieses Fundament wurde von der Stadtspitze bereits 2016 eine Reihe von tiefergehenden Einzelmaßnahmen für Stadtverwaltung und Beteiligungsunternehmen angestoßen. Dazu gehören unter anderem
- eine Intensivierung der Schulungen für Beschäftigte und Aufsichtsräte
- stärkere Prüfzyklen und Sonderprüfaufträge für Wirtschaftsprüfer und Innenrevisoren
- eine umfangreichere Berichterstattung in Aufsichtsräten über Prüfungsergebnisse
- eine Überarbeitung von Vorschriften (z.B. Zuschussrichtlinien)
- Neuregelungen bei Theaterkarten, Verzehrbons und die Bewirtung bei Festen und Veranstaltungen
Um dieses Netz an gesetzlichen Regelungen, städtischen Richtlinien und zusätzlichen Einzelmaßnahmen als Teil der Compliance-Architektur weiter zu verstärken, hat Oberbürgermeister Dr. Christian Lösel Ende 2016 die Erarbeitung einer Compliance-Richtlinie beauftragt, die als übergreifendes Regelwerk die bisherigen Vorschriften in Stadtverwaltung und Beteiligungsunternehmen systematisch zusammenführen soll.
In seiner Oktober-Sitzung (25.10.2018) wird der Stadtrat über diese Compliance-Richtlinie, die auch Regelungen zur Einführung einer externen Ombudsperson und eine Ehrenordnung des Stadtrates beinhaltet, beraten und beschließen. Die Sitzungsvorlagen hierzu werden in dieser Woche versandt und sind im städtischen Ratsinfoportal abrufbar.
Die Compliance-Richtlinie führt bestehende organisatorische Regelungen, Kontrollstrukturen und Berichtswesen zusammen, die sicherstellen, dass Regelverstöße vermieden werden, bzw. eventuelle Verstöße aufgedeckt und geahndet werden. Sie gilt für die Stadtverwaltung und soll individuell angepasst auch in den Beteiligungsunternehmen Anwendung finden. Mit diesen vereinheitlichten Regeln wird deren Einhaltung einfach und effizient zu überwachen sein. Gleichzeitig soll mehr Transparenz, insbesondere im Hinblick auf Strukturen und Prozesse ermöglicht werden.
Im Kern sieht die Compliance-Richtlinie die Bestellung einer externen Ombudsperson vor, die Hinweise auf mögliche Missstände oder Verstöße gegen die Regeln entgegennimmt. Bei verschiedenen Beteiligungsunternehmen hat sich eine solche Stelle bereits bewährt. Im Klinikum wurden Unregelmäßigkeiten durch den Ombudsmann bekannt und konnten so der Aufklärung zugeführt werden. Dort, wo es noch keine Ombudsperson gibt, soll diese nun eingeführt werden. Mit der Wahrnehmung der Funktion soll ein unabhängiger Rechtsanwalt beauftragt werden, an den sich Mitarbeiter und Externe (Bürger, Firmen, etc.) wenden können. Eine missbräuchliche Verwendung dieses Systems (z.B. bei Behauptung falscher Tatsachen oder Verleumdung) soll gleichzeitig aber verhindert und sanktioniert werden.
Die neue Compliance-Richtlinie beinhaltet auch eine Ehrenordnung für die Mitglieder des Stadtrates, die Orientierung und Rechtssicherheit bei der ehrenamtlichen Mandatsausübung bieten soll. Hierin sind Fragen zur Annahme von Freikarten, Einladungen zu Veranstaltungen oder zu Essen ebenso geregelt, wie Wertgrenzen von geringfügigen Sachgeschenken, wie Blumensträuße. Generell sollen Zuwendungen und Vergünstigungen, die als unangemessen angesehen werden könnten, von den Mandatsträgern nicht angenommen werden. Damit sollen tatsächliche Interessenskonflikte vermieden, gleichzeitig aber auch scheinbare Interessenskonflikte aufgelöst werden, um einen Reputationsschaden für Stadt, Stadtrat und Mandatsträger bereits im Ansatz zu vermeiden.
Ab Ende 2016 haben der Bayerische Kommunale Prüfungsverband in Begleitung des Rechtsamtes, des Rechnungsprüfungsamtes und des Beteiligungsmanagements eine Ausgangsfassung erarbeitet. Es folgten Zwischenberichte, mehrfache Diskussionen im Ältestenrat und fraktionsübergreifende Sitzungen in Arbeitsgruppen. Dieser Abstimmungsprozess führte zur Weiterentwicklung des Entwurfs, der ab Sommer 2017 zusätzlich noch von einer Rechtsanwaltskanzlei mit langjähriger Erfahrung in der Compliance-Beratung und –Betreuung maßgeblich unterstützt wurde. Auch der Stadtrats-Antrag von Mai 2018 zur Ombudsperson wurde eingearbeitet, wie vom Stadtrat vorgegeben.