Der Aktenordner hat ausgedient
Im Jobcenter wurde die E-Akte eingeführt
Von der ersten Idee bis zur endgültigen Einführung hat es vier Jahre gedauert. Eine durchaus lange Zeit, aber es hat sich gelohnt, denn – man kann es wirklich so sagen – im Jobcenter ist ein neues Zeitalter angebrochen. Die alten Papierakten, Ordner, Aktendeckel haben ausgedient, mit der E-Akte sind nun alle Daten digital verfügbar. Ein bezeichnender Schritt hin zu einer digitalisierten Verwaltung mit direkten positiven Auswirkungen für Mitarbeiter und Kunden. „Wir sparen jetzt Zeit, Raum und Kosten“, fasst Organisations- und IT-Referent Christian Siebendritt die Vorteile zusammen.
Im Oktober 2014 wurde im Jobcenter zunächst eine Projektgruppe mit Vertretern aus den unterschiedlichen Sachgebieten gegründet. Die Gruppe informierte sich bei anderen Jobcentern über die dort bereits erfolgreich laufenden E-Akten. Nachdem der Finanz- und Personalausschuss Grünes Licht für die E-Akte gegeben hat, machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem geeigneten Programm, das mit „komXwork“ (und angepassten Funktionen) gefunden wurde. In zehn Schulungen wurden die Mitarbeiter Jobcenter von den Projektkoordination mit der neuen Software vertraut gemacht. Im November wurde die E-Akte dann offiziell eingeführt. Ab jetzt gibt es alles nur noch in digitaler Form. Unterlagen vor dem Stichtag bleiben allerdings in Papierform, sie werden nicht eingescannt.
Alle Mitarbeiter im Jobcenter arbeiten parallel mit zwei Monitoren und können so die Fachsoftware und die E-Akte nebeneinander betrachten. Dazu hat jedes Büro ein Multifunktionsgerät zum Scannen und zusätzlich Tischscanner im Serviceteam und in der Leistungssachbearbeitung für das schnelle Einscannen vieler Blätter. Das Serviceteam ist dabei die wichtige zentrale Scanstelle, die auch die Tagespost einscannt und digital verteilt. „Die Mitarbeiter stehen der E-Akte sehr positiv gegenüber. Sicher wird es am Anfang noch ein paar Schwierigkeiten geben, aber die Vorteile überwiegen gegenüber den Papierakten doch deutlich: Es entsteht eine einheitliche Aktenführung und der Zugriff auf den kompletten Vorgang ist schneller möglich, Einsparungen gibt es durch weniger Druckkosten und mittelfristig werden die Büros geräumiger, wenn die Aktenschränke weggeräumt werden können“, erklärt der Leiter des Jobcenters, Isfried Fischer. Die Erfahrungen des Jobcenters (und des Amtes für Informations- und Datenverarbeitung sowie des Datenschutzbeauftragten) können sich jetzt andere Ämter zu Nutze machen, die in den kommenden Jahren ebenfalls mit der E-Akte arbeiten werden. Auf die Vorarbeit im Jobcenter kann daher aufgebaut werden…